Праверкі ўласнымі сіламі - найважнейшы інструмент для ацэнкі сістэм менеджменту на вытворчасці. Але для эфектыўнага выкарыстання ўнутранага аўдыту трэба пісьменна арганізаваць гэты працэс.
Прапануем вашай увазе інструкцыю для правядзення ўнутранага аўдыту на харчовым вытворчасці.
распрацоўваем дакументацыю
Унутраны аўдыт пачынаецца з распрацоўкі працэдуры, якая павінна ўтрымліваць, як мінімум:
- вобласць прымянення
- Тэрміны і азначэнні
- Нарматыўныя спасылкі
- Інфармацыю аб адказных асобах
- Праграму ўнутранага аўдыту
- План ўнутранага аўдыту
- Метад ацэнкі ўнутраных аўдытараў
- Чэк-ліст
- Патрабаванні да справаздачы і плану карэкціруючых мерапрыемстваў
- Парадак ўзгаднення вынікаў аўдыту
- Маніторынг выканання плана карэкціруючых мерапрыемстваў
Абавязкова варта прапісаць у працэдуры перыядычнасць аўдыту, а таксама падставы для пазапланавых ўнутраных аўдытаў.
фарміруем каманды
Загадзя падумайце, як будзе праводзіцца ацэнка ўнутраных аўдытараў.
Пры ацэнцы трэба ўлічыць асабістыя і прафесійныя якасці і навыкі ўнутранага аўдытара.
арганізацыйныя пытанні
План ўнутранага аўдыту складаецца непасрэдна перад аўдытам.
План змяшчае падрабязную інфармацыю аб тым, хто будзе ў групе па аўдыту, аб падзеле абавязкаў, часу для аўдыту кожнага падраздзялення або працэсу, якія ўжываюцца метадах праверкі.
Калі аўдыт абвешчаны, папярэдзіў правяраемага аб аб'ёме аўдыту і плане яго правядзення.
Што тычыцца неабвешчанага аўдыту, то ў ім ёсць сэнс, калі ацэнка сістэмы ўнутранага кантролю або сістэмы кіравання рызыкамі ўваходзіць у асноўны функцыянал аўдытараў, альбо калі высокія рызыкі злоўжыванняў, нядбалага стаўлення, махлярства.
Пачніце аўдыт з правядзення ўступнага сходу. растлумачце:
- Што ўнутраны аўдыт будзе правяраць і па якіх стандартах / патрабаванням
- Нагадаеце, як у адпаведнасці з працэдурай будуць катэгарызаваць рызыкі
- Хто будзе задзейнічаны ў працэсе і калі
- Якія інструменты будуць прымяняць аўдытары
- У якія тэрміны неабходна будзе скласці і рэалізаваць план карэкціруючых і папераджальных мерапрыемстваў
- Абмяркуйце запыт дакументаў і дадзеных, якія могуць спатрэбіцца пры правядзенні аўдыту
Карысна ўдакладніць, што ў вас няма мэты знайсьці вінаватых або неадпаведнасці, а наадварот, мэта - сабраць сведчанні таго, што сістэма працуе.
Пры правядзенні аўдыту падрабязна запісвайце ўсё ўбачанае і пачутае.
Па выніках аўдыту важна атрымаць пацвярджэнне таго, што:
- працэс дакументаваны,
- вынікі дзейнасці кампаніі вымяраюцца,
- кампанія можа даказаць, што працуе ў адпаведнасці з рэгламентамі і інструкцыямі,
- персанал разумее сваю ролю.
На заключным сходзе падзякуеце правяраемых за іх дапамогу ў час ўнутранага аўдыту. Растлумачце, што ўнутраны аўдыт заснаваны на выбарцы і што гэта зрэз сітуацыі ў дадзены момант. Нагадаеце, што любыя пытанні вітаюцца.
Дайце агульнае рэзюмэ сваіх высноваў падчас аўдыту. Гэта магчымасць абагульніць свае думкі і даць зваротную сувязь па тых абласцях, у якіх сістэма працуе добра. Гэтая рада дапаможа пазбавіць людзей ад стэрэатыпу, што аўдыт - гэта пошук неадпаведнасцяў. Пасля можна абмеркаваць і выяўленыя праблемы: выслухайце любыя выказаныя заўвагі і пытанні.
Пасля завяршэння праверкі сфармуйце справаздачу па ўнутраным аўдыту. Ва ўстаноўленыя тэрміны атрымаеце ад аудируемого падраздзялення план карэкціруючых мерапрыемстваў з указаннем адказнага і планаванай даты выканання. Ўзгадніце і адсочвайце выкананне.
Паспяхова ужыўшы прынцыпы правядзення ўнутранага аўдыту, вы не толькі праверыце працу сістэмы кіравання, але і зменшыце рызыкі.
крыніца
Чытайце таксама пра найбольш распространных памылках па выніках аўдыту харчовай вытворчасці.