Test på egen hand - det viktigaste verktyget för att bedöma ledningssystem i produktion. Men för effektiv användning av internrevision är det nödvändigt att kompetent organisera denna process.
Vi tar med dina uppmärksamhetsinstruktioner för internrevision i livsmedelsproduktion.
Vi utvecklar dokumentation
Internrevision börjar med utvecklingen av ett förfarande som måste innehålla åtminstone:
- Applikationsområde
- Termer och definitioner
- Normativa referenser
- Information om ansvariga personer
- Internrevisionsprogram
- Internrevisionsplan
- Metoden för att bedöma interna revisorer
- Kontrollera listan
- Krav på rapporten och planen för korrigerande händelser
- Förfarandet för matchande revisionsresultat
- Övervakning av genomförandet av den korrigerande handlingsplanen
Det måste föreskrivas i proceduren frekvensen av revision, liksom skälen till oschemalagda interna revisioner.
Vi bildar lag
Tänk på förhand hur interna revisorerna kommer att utvärderas.
Vid utvärderingen är det nödvändigt att överväga personliga och professionella egenskaper och den interna revisorns färdigheter.
Organisationsfrågor
Den interna revisionsplanen utarbetas omedelbart före revisionen.
Planen innehåller detaljerad information om vem som ska vara i revisionsgruppen om att dela upp ansvarsområden, tid att revision varje enhet eller process som tillämpas genom att kontrollera metoder.
Om revisionen deklareras, meddela revisionen och planen att kontrolleras.
När det gäller den odeklarerade revisionen är det vettigt om bedömningen av det interna kontrollsystemet eller riskhanteringssystemet ingår i revisorernas huvudfunktionalitet, eller om det finns höga risker för missbruk, försumlighetsförhållande, bedrägeri.
Starta en revision från den inledande enheten. Förklara:
- Den interna revisionen kommer att kontrollera och för vilka standarder / krav
- Påminna hur i enlighet med förfarandet kommer att kategoriseras med risker
- Vem kommer att vara involverad i processen och när
- Vilka verktyg kommer att tillämpa revisorer
- I vilka tidsramar är det nödvändigt att kompensera och genomföra en plan för korrigerande och varningshändelser
- Diskutera en begäran om dokument och data som kan behövas vid genomförandet av en revision.
Det är användbart att klargöra att du inte har något mål att hitta skyldiga eller inkonsekvenser, men tvärtom är målet att samla in bevis för att systemet fungerar.
När du utför en revision, skriv ner i detalj allt som ses och hörs.
Enligt resultaten av revisionen är det viktigt att få bekräftelse att:
- Processen är dokumenterad,
- Bolagets resultat mäts,
- Företaget kan bevisa att det fungerar i enlighet med bestämmelserna och instruktionerna,
- Personalen förstår deras roll.
Vid slutmötet, tack den inspekterade för deras hjälp under en internrevision. Förklara att den interna revisionen bygger på provet och att detta är en skiva av situationen för tillfället. Påminn om att eventuella frågor är välkomna.
Ge en allmän sammanfattning av dina slutsatser under en revision. Detta är ett tillfälle att sammanfatta dina tankar och ge feedback på de områden där systemet fungerar bra. Det här rådet kommer att bidra till att rädda personer från stereotyp som revisionen är en sökning efter inkonsekvenser. När du kan diskutera och identifiera problem: Lyssna på några kommentarer och frågor.
Efter att verifieringen är klar, bilda en internrevisionsrapport. Vid den tiden kommer du att få en plan med korrigerande aktiviteter från den hörbara enheten med en indikation på det ansvariga och planerade genomförandedatumet. Överväga och spåra utförandet.
Med framgång tillämpar principerna för internrevision, kontrollerar du inte bara ledningssystemet utan minskar också riskerna.
En källa
Läs också om de vanligaste misstag baserat på resultaten av näringsrevisionen.