Testet më vete - mjeti më i rëndësishëm për vlerësimin e sistemeve të menaxhimit në prodhim. Por për përdorimin efektiv të auditimit të brendshëm, është e nevojshme për të organizuar me kompetencë këtë proces.
Ne sjellim në udhëzimet tuaja të vëmendjes për auditimin e brendshëm në prodhimin e ushqimit.
Ne zhvillojmë dokumentacionin
Auditimi i brendshëm fillon me zhvillimin e një procedure që duhet të përmbajë së paku:
- Zona e Aplikimit
- Termat dhe përkufizimet
- Referencat normative
- Informacion rreth personave përgjegjës
- Programi i Auditimit të Brendshëm
- Plani i Auditimit të Brendshëm
- Metoda e vlerësimit të auditorëve të brendshëm
- Kontrolloj
- Kërkesat për raportin dhe planin e ngjarjeve korrigjuese
- Procedura për përputhjen e rezultateve të auditimit
- Monitorimi i zbatimit të planit të veprimit korrigjues
Duhet të përcaktohet në procedurën e frekuencës së auditimit, si dhe arsyet për auditimet e brendshme të paplanifikuara.
Ne formojmë ekipe
Mendoni paraprakisht se si do të vlerësohen auditorët e brendshëm.
Kur vlerësohet, është e nevojshme të merren parasysh cilësitë personale dhe profesionale dhe aftësitë e auditorit të brendshëm.
Çështjet organizative
Plani i auditimit të brendshëm është hartuar menjëherë para auditimit.
Plani përmban informacion të detajuar se kush do të jetë në grupin e auditimit, për ndarjen e përgjegjësive, kohën për të kontrolluar çdo njësi ose proces të aplikuar duke kontrolluar metodat.
Nëse auditimi është deklaruar, njoftoni auditimin dhe planin për t'u kontrolluar.
Sa i përket auditimit të padeklaruar, ka kuptim nëse vlerësimi i sistemit të kontrollit të brendshëm ose sistemit të menaxhimit të rrezikut përfshihet në funksionalitetin kryesor të auditorëve, ose nëse ka rreziqe të larta të abuzimit, marrëdhëniet e neglizhencës, mashtrimet.
Filloni një auditim nga asambleja hyrëse. Shpjegoni:
- Që auditimi i brendshëm do të kontrollojë dhe për cilat standarde / kërkesa
- Kujtoj se si në përputhje me procedurën do të kategorizohen me rreziqe
- Të cilët do të përfshihen në proces dhe kur
- Cilat mjete do të aplikojnë auditorët
- Në çfarë kohe korniza do të jetë e nevojshme për të kompensuar dhe zbatuar një plan për ngjarjet korrigjuese dhe paralajmëruese
- Diskutoni një kërkesë për dokumente dhe të dhëna që mund të jenë të nevojshme gjatë kryerjes së një auditimi.
Është e dobishme të sqaroni se nuk keni qëllime për të gjetur fajtorë ose mospërputhje, por përkundrazi, qëllimi është të mbledhni dëshmi se sistemi funksionon.
Kur kryeni një auditim, shkruani në detaje gjithçka që shihet dhe dëgjohet.
Sipas rezultateve të auditimit, është e rëndësishme për të marrë konfirmimin se:
- Procesi është i dokumentuar,
- Performanca e kompanisë matet,
- Kompania mund të provojë se funksionon në përputhje me rregulloret dhe udhëzimet,
- Stafi e kupton rolin e tyre.
Në mbledhjen përfundimtare, falënderoj inspektimin për ndihmën e tyre gjatë një auditimi të brendshëm. Shpjegoni se auditimi i brendshëm bazohet në mostër dhe se ky është një fetë e situatës në këtë moment. Kujtoj se çdo pyetje është e mirëseardhur.
Jepni një përmbledhje të përgjithshme të konkluzioneve tuaja gjatë një auditimi. Kjo është një mundësi për të përmbledhur mendimet tuaja dhe për të dhënë reagime në ato fusha në të cilat sistemi funksionon mirë. Kjo këshillë do të ndihmojë për të shpëtuar njerëzit nga stereotipi se auditimi është një kërkim për mospërputhjet. Pasi të mund të diskutoni dhe identifikoni problemet: dëgjoni ndonjë koment të bërë dhe pyetjeve.
Pas përfundimit të verifikimit, formoni një raport të auditimit të brendshëm. Në atë kohë, ju do të merrni një plan aktivitetesh korrigjuese nga njësia e dëgjimit me një tregues të datës përgjegjëse dhe të planifikuar të zbatimit. Konsideroni dhe gjurmoni ekzekutimin.
Duke aplikuar me sukses parimet e auditimit të brendshëm, ju jo vetëm që kontrolloni sistemin e menaxhimit, por gjithashtu zvogëloni rreziqet.
Një burim
Lexoni edhe për gabimet më të zakonshme bazuar në rezultatet e auditimit ushqyese.