Testovi na vlastitu - najvažniji alat za procjenu sustava upravljanja u proizvodnji. No, za učinkovito korištenje unutarnje revizije potrebno je kompetentno organizirati taj proces.
Vašem pažnju donosimo upute za unutarnju reviziju u proizvodnji hrane.
Razvijamo dokumentaciju
Unutarnja revizija započinje razvojem postupka koji mora sadržavati najmanje:
- Područje primjene
- Uvjeti i definicije
- Normativne reference
- Informacije o odgovornim osobama
- Program unutarnje revizije
- Plan unutarnje revizije
- Način procjene unutarnjih revizora
- Spisak
- Zahtjevi za izvješće i plan korektivnih događaja
- Postupak za odgovarajući rezultati revizije
- Praćenje provedbe plana korektivnog djelovanja
Mora se propisati u postupku učestalost revizije, kao i osnova za neplanirane unutarnje revizije.
Mi tvoje timove
Unaprijed razmislite o tome kako će se ocijeniti unutarnji revizori.
Kada se ocjenjuje, potrebno je razmotriti osobne i profesionalne kvalitete i vještine unutarnjeg revizora.
Organizacijska pitanja
Plan unutarnje revizije je sastavljen neposredno prije revizije.
Plan sadrži detaljne informacije o tome tko će biti u revizijskoj skupini, o dijeljenju odgovornosti, vrijeme za reviziju svake jedinice ili postupka koji se primjenjuje provjerom metoda.
Ako je revizija proglašena, obavijestite reviziju i plan za provjeru.
Što se tiče neprijavljene revizije, ima smisla ako je procjena sustava unutarnje kontrole ili sustava upravljanja rizicima uključen u glavnu funkcionalnost revizora, ili ako postoje visoki rizici zlostavljanja, nepažnji odnos, prijevare.
Započeti reviziju iz uvodnog okupljanja. Objasniti:
- Da će interna revizija provjeriti i za koje standarde / zahtjeve
- Podsjetite kako će se u skladu s postupkom kategorizirati s rizicima
- Koji će biti uključeni u proces i kada
- Koji će alati primijeniti revizore
- U kojim vremenom će biti potrebno nadoknaditi i implementirati plan za korektivne i upozorenja
- Razgovarajte o zahtjevu za dokumente i podatke koji mogu biti potrebni pri provođenju revizije.
Korisno je razjasniti da nemate cilj pronaći krivnje ili nedosljednosti, već naprotiv, cilj je prikupiti dokaze da sustav funkcionira.
Kada provodite reviziju, napišite detaljno sve što se vidi i čuje.
Prema rezultatima revizije, važno je dobiti potvrdu da:
- Proces je dokumentiran,
- Izvršenje tvrtke se mjeri,
- Društvo može dokazati da radi u skladu s propisima i uputama,
- Osoblje razumije njihovu ulogu.
Na završnom sastanku zahvaljujemo se pregledu za njihovu pomoć tijekom interne revizije. Objasnite da se unutarnja revizija temelji na uzorku i da je to komad situacije u ovom trenutku. Podsjetite da su sva pitanja dobrodošla.
Dajte opći sažetak svojih zaključaka tijekom revizije. Ovo je prilika da sažete svoje misli i daju povratne informacije o tim područjima u kojima sustav dobro funkcionira. Ovaj savjet će pomoći u spremanju ljudi iz stereotipa da je revizija potraga za nedosljednosti. Nakon što možete raspraviti i identificirati probleme: slušati bilo kakve komentare i pitanja.
Nakon završetka provjere, oblikuju izvješće o unutarnjem reviziji. Trenutno ćete dobiti plan korektivnih aktivnosti iz zvučne jedinice s naznakom odgovornog i planiranog datuma provedbe. Razmotriti i pratiti izvršenje.
Uspješno primjenjujući načela unutarnje revizije, ne samo da provjerite sustav upravljanja, već i smanjiti rizike.
Izvor
Pročitajte i o najčešćim pogreškama na temelju rezultata prehrambene revizije.