Δοκιμές από μόνα τους - το πιο σημαντικό εργαλείο για την αξιολόγηση των συστημάτων διαχείρισης στην παραγωγή. Αλλά για την αποτελεσματική χρήση του εσωτερικού ελέγχου, είναι απαραίτητο να οργανωθεί ικανοποιητική αυτή τη διαδικασία.
Φέρνουμε στις οδηγίες προσοχής σας για τον εσωτερικό έλεγχο στην παραγωγή τροφίμων.
Αναπτύσσουμε τεκμηρίωση
Ο εσωτερικός έλεγχος αρχίζει με την ανάπτυξη μιας διαδικασίας που πρέπει να περιέχει τουλάχιστον:
- Περιοχή εφαρμογής
- Οροι και ορισμοί
- Παραπομπές
- Πληροφορίες για υπεύθυνους προσώπου
- Πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου
- Σχέδιο Εσωτερικού Ελέγχου
- Τη μέθοδο αξιολόγησης των εσωτερικών ελεγκτών
- ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ
- Απαιτήσεις για την αναφορά και το σχέδιο διορθωτικών συμβάντων
- Η διαδικασία αντιστοίχισης αποτελεσμάτων ελέγχου
- Παρακολούθηση της εφαρμογής του σχεδίου διορθωτικών μέτρων
Πρέπει να συνταγογραφείται στη διαδικασία τη συχνότητα του ελέγχου, καθώς και τους λόγους για τους μη προγραμματισμένους εσωτερικούς ελέγχους.
Δημιουργούμε ομάδες
Σκεφτείτε εκ των προτέρων πώς θα αξιολογηθούν οι εσωτερικοί ελεγκτές.
Κατά την αξιολόγηση, είναι απαραίτητο να εξεταστούν προσωπικές και επαγγελματικές ιδιότητες και δεξιότητες του εσωτερικού ελεγκτή.
Οργανωτικά θέματα
Το σχέδιο εσωτερικού ελέγχου καταρτίζεται αμέσως πριν από τον έλεγχο.
Το σχέδιο περιέχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το ποιος θα βρίσκεται στην ομάδα ελέγχου, σχετικά με τη διαχωριστική ευθύνη, ο χρόνος για τον έλεγχο κάθε μονάδα ή διαδικασία που εφαρμόζεται με έλεγχο μεθόδων.
Εάν ο έλεγχος δηλωθεί, ενημερώνει τον έλεγχο και το σχέδιο να ελεγχθεί.
Όσον αφορά τον αδήλωτο έλεγχο, έχει νόημα αν η αξιολόγηση του συστήματος εσωτερικού ελέγχου ή του συστήματος διαχείρισης κινδύνων περιλαμβάνεται στην κύρια λειτουργικότητα των ελεγκτών ή εάν υπάρχουν υψηλοί κίνδυνοι κατάχρησης, της σχέσης αμέλειας, της απάτης.
Ξεκινήστε έναν έλεγχο από την εισαγωγική συνέλευση. Εξηγώ:
- Αυτός ο εσωτερικός έλεγχος θα ελέγξει και για ποια πρότυπα / απαιτήσεις
- Υπενθυμίστε πώς σύμφωνα με τη διαδικασία θα ταξινομηθεί με τους κινδύνους
- Που θα συμμετάσχει στη διαδικασία και πότε
- Ποια εργαλεία θα εφαρμόσουν ελεγκτές
- Σε ποια χρονικά πλαίσια θα χρειαστεί να αντισταθμιστεί και να εφαρμόσει ένα σχέδιο για συμβάντα διορθωτικών και προειδοποιητικών
- Συζητήστε ένα αίτημα για έγγραφα και δεδομένα που μπορεί να χρειαστούν κατά τη διεξαγωγή ενός ελέγχου.
Είναι χρήσιμο να διευκρινιστεί ότι δεν έχετε κανένα στόχο να βρείτε ένοχοι ή ασυνέπειες, αλλά αντίθετα, ο στόχος είναι να συλλέξει αποδείξεις ότι το σύστημα λειτουργεί.
Κατά τη διεξαγωγή ενός ελέγχου, γράψτε λεπτομερώς τα πάντα και ακούγονται.
Σύμφωνα με τα αποτελέσματα του ελέγχου, είναι σημαντικό να επιτευχθεί επιβεβαίωση ότι:
- Η διαδικασία τεκμηριώνεται,
- Η απόδοση της εταιρείας μετράται,
- Η εταιρεία μπορεί να αποδείξει ότι λειτουργεί σύμφωνα με τους κανονισμούς και τις οδηγίες,
- Το προσωπικό κατανοεί το ρόλο τους.
Κατά την τελική συνάντηση, ευχαριστώ την επιθεώρηση για τη βοήθειά τους κατά τη διάρκεια ενός εσωτερικού ελέγχου. Εξηγήστε ότι ο εσωτερικός έλεγχος βασίζεται στο δείγμα και ότι πρόκειται για μια φέτα της κατάστασης αυτή τη στιγμή. Υπενθυμίστε ότι οι ερωτήσεις είναι ευπρόσδεκτες.
Δώστε μια γενική σύνοψη των συμπερασμάτων σας κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου. Αυτή είναι μια ευκαιρία να συνοψίσουμε τις σκέψεις σας και να δώσετε ανατροφοδότηση σχετικά με αυτούς τους τομείς στους οποίους το σύστημα λειτουργεί καλά. Αυτή η συμβουλή θα σας βοηθήσει να σώσετε άτομα από το στερεότυπο που ο έλεγχος είναι μια αναζήτηση ασυνεπειών. Αφού μπορέσετε να συζητήσετε και να εντοπίσετε προβλήματα: Ακούστε τυχόν σχόλια και ερωτήσεις.
Μετά την ολοκλήρωση της επαλήθευσης, δημιουργήστε μια αναφορά εσωτερικού ελέγχου. Εκείνη την εποχή, θα λάβετε ένα σχέδιο διορθωτικών δραστηριοτήτων από την ηχητική μονάδα με ένδειξη της υπεύθυνης και προγραμματισμένης ημερομηνίας εφαρμογής. Εξετάστε και παρακολουθήστε την εκτέλεση.
Εφαρμόζοντας επιτυχώς τις αρχές του εσωτερικού ελέγχου, δεν ελέγχετε μόνο το σύστημα διαχείρισης, αλλά να μειώσετε επίσης τους κινδύνους.
Μια πηγή
Διαβάστε επίσης τα πιο συνηθισμένα λάθη που βασίζονται στα αποτελέσματα του διατροφικού ελέγχου.