Изпитвания сами - най-важният инструмент за оценка на системите за управление в производството. Но за ефективното използване на вътрешния одит е необходимо да се организира компетентно този процес.
Ние въвеждаме инструкциите ви за вътрешен одит в производството на храни.
Разработваме документация
Вътрешният одит започва с разработването на процедура, която трябва да съдържа най-малко:
- Площ на приложение
- Условия и дефиниции
- нормативни препратки
- Информация за отговорни лица
- Програма за вътрешен одит
- План за вътрешен одит
- Метода за оценка на вътрешните одитори
- Проверете списъка
- Изисквания за доклада и плана за коригиращи събития
- Процедурата за съвпадение на резултатите от одита
- Мониторинг на изпълнението на плана за коригиращи действия
Тя трябва да бъде предписана в процедурата честотата на одита, както и основанията за непланирани вътрешни одити.
Ние формираме екипи
Помислете предварително как ще бъдат оценявани вътрешните одитори.
При оценката е необходимо да се вземат предвид личните и професионалните качества и уменията на вътрешния одитор.
Организационни въпроси
Планът за вътрешен одит се изготвя непосредствено преди одита.
Планът съдържа подробна информация за това кой ще бъде в одиторската група, за разделяне на отговорностите, време за одит на всяка единица или процес, прилаган чрез методи за проверка.
Ако одитът е деклариран, уведомете за проверка на одита и план.
Що се отнася до недекларирания одит, има смисъл, ако оценката на системата за вътрешен контрол или система за управление на риска е включена в основната функционалност на одиторите или ако има големи рискове от злоупотреби, връзка за небрежност, измама.
Започнете одит от уводното сглобяване. Обяснете:
- Този вътрешен одит ще провери и за какви стандарти / изисквания
- Напомнете как в съответствие с процедурата ще бъдат категоризирани рискове
- Който ще участва в процеса и кога
- Какви инструменти ще прилагат одитори
- В кои времеви рамки ще бъде необходимо да се компенсира и прилага план за корективни и предупредителни събития
- Обсъдете заявка за документи и данни, които може да са необходими при провеждането на одит.
Полезно е да се изясни, че нямате цел да намерите виновни или несъответствия, но напротив, целта е да се съберат доказателства, че системата работи.
Когато провеждате одит, запишете подробно всичко, което се вижда и чува.
Според резултатите от одита е важно да се получи потвърждение, че:
- Процесът е документиран,
- Измерва се работата на компанията,
- Компанията може да докаже, че работи в съответствие с регламентите и инструкциите,
- Персоналът разбира своята роля.
На последната среща благодарете на инспектираната за тяхната помощ по време на вътрешен одит. Обяснете, че вътрешният одит се основава на извадката и че това е част от ситуацията в момента. Напомнете, че всички въпроси са добре дошли.
Дайте общо резюме на вашите заключения по време на одит. Това е възможност да обобщим мислите си и да дадете обратна връзка за онези области, в които системата работи добре. Този съвет ще спомогне за спазването на хората от стереотип, че одитът е търсене на несъответствия. След като можете да обсъдите и идентифицирате проблеми: слушайте направени коментари и въпроси.
След приключване на проверката, образувайте доклад за вътрешен одит. По време на това ще получите план за коригиращи дейности от звуковата единица с индикация за отговорната и планирана дата на изпълнение. Помислете и проследявате изпълнението.
Успешно прилагане на принципите на вътрешния одит, вие не само проверявате системата за управление, но и намалявате рисковете.
Източник
Прочетете и за най-често срещаните грешки въз основа на резултатите от хранителния одит.