Тестови самостално - најважнији алат за процену система управљања у производњи. Али за ефикасно коришћење интерне ревизије, потребно је компетентно организовати овај процес.
Доносимо вам упутства за пажњу за унутрашњу ревизију у производњи хране.
Развијамо документацију
Унутрашња ревизија започиње развојем поступка који мора да садржи најмање:
- Подручје примене
- Одредбе и дефиниције
- Нормативне референце
- Информације о одговорним особама
- Програм интерне ревизије
- План интерне ревизије
- Поступак процене унутрашњих ревизора
- Контролна листа
- Захтеви за извештај и план корективних догађаја
- Поступак резултата подударања ревизије
- Праћење спровођења корективног акционог плана
Мора се прописати у поступку учесталост ревизије, као и основа за непланиране унутрашње ревизије.
Ми формирамо тимове
Унапред размислите како ће се оценити унутрашњи ревизори.
Приликом оцењивања, потребно је размотрити личне и професионалне квалитете и вештине унутрашњег ревизора.
Организациона питања
План интерне ревизије скреће се непосредно пре ревизије.
План садржи детаљне информације о томе ко ће бити у групи Ревизије, о подели одговорности, време за ревизију сваке јединице или процеса примењене провереним методама.
Ако је ревизија проглашена, обавестите ревизију и планирајте да се провери.
Што се тиче необрађене ревизије, има смисла ако је процена система интерне контроле или система управљања ризиком укључена у главну функционалност ревизора, или ако постоје високи ризици злостављања, непажње односа, преваре.
Започните ревизију из уводне скупштине. Објасните:
- Та интерна ревизија ће проверити и за које стандарде / захтеве
- Подсетите како ће се у складу са поступком категорисати са ризицима
- Ко ће бити укључен у процес и када
- Који ће алати примењивати ревизоре
- У којим временским оквирима биће потребно да надокнади и спроведе план за корективне и упозорене догађаје
- Разговарајте о захтеву за документе и податке који би могли бити потребни приликом вођења ревизије.
Корисно је разјаснити да немате циљ да пронађете кривице или недоследности, већ напротив, циљ је прикупљање доказа да систем функционише.
Приликом вршења ревизије, детаљно пишите све што се види и чује.
Према резултатима ревизије, важно је добити потврду да:
- Процес је документован,
- Перформансе компаније се мере,
- Компанија може доказати да ради у складу са прописима и упутствима,
- Особље разуме њихову улогу.
На завршном састанку хвала прегледном помоћи током интерне ревизије. Објасните да је унутрашња ревизија заснована на узорку и да је ово у овом тренутку кришка ситуације. Подсети да су било каква питања добродошла.
Дајте општи сажетак својих закључака током ревизије. Ово је прилика да сажете своје мисли и дате повратне информације о тим областима у којима систем добро функционише. Овај савет ће помоћи у спашавању људи из стереотипа да је ревизија потрага за недоследности. Након што можете да разговарате и идентификоване проблеме: Слушајте било који коментари и питања.
Након завршетка верификације, формирајте извештај о унутрашњој ревизији. У то време ћете добити план корективних активности из звучне јединице са индикацијом одговорног и планираног датума примене. Размотрите и пратите извршење.
Успешно примењујући принципе интерне ревизије, не само да провјерите не само систем управљања, већ и смањите ризике.
Извор
Прочитајте и о најчешћим грешкама на основу резултата прехрамбене ревизије.