Testy na vlastnú päsť - najdôležitejší nástroj na posudzovanie systémov riadenia vo výrobe. Ale pre efektívne využívanie vnútorného auditu je potrebné tento proces kompetentne organizovať.
Prinášame do vašej pozornosti pokyny pre vnútorný audit v produkcii potravín.
Vyvíjame dokumentáciu
Vnútorný audit začína vývojom postupu, ktorý musí obsahovať aspoň: \ t
- Aplikačná oblasť
- Pojmy a definície
- Normatívne odkazy
- Informácie o zodpovedných osobách
- Program vnútorného auditu
- Plán vnútorného auditu
- Metóda hodnotenia interných audítorov
- Kontrolný zoznam
- Požiadavky na správu a plán nápravných podujatí
- Postup pre zodpovedajúce výsledky auditu
- Monitorovanie vykonávania nápravného akčného plánu
Musí byť predpísaná v procese frekvencie auditu, ako aj dôvody na neplánované interné audity.
Vytvárame tímy
Premýšľajte vopred, ako budú interní audítori vyhodnotiť.
Pri hodnotení je potrebné zvážiť osobné a profesionálne vlastnosti a zručnosti vnútorného audítora.
Organizačné záležitosti
Plán vnútorného auditu je vypracovaný bezprostredne pred auditom.
Plán obsahuje podrobné informácie o tom, kto bude v audítorskej skupine, o rozdelení zodpovednosti, čas na audit každej jednotky alebo procesu uplatňovanej kontrolnými metódami.
Ak je audit deklarovaný, oznámte si audit a plán na kontrolu.
Pokiaľ ide o nelegálny audit, dáva zmysel, ak je posúdenie systému vnútornej kontroly alebo systému riadenia rizík zahrnutý do hlavnej funkčnosti audítorov, alebo ak existujú vysoké riziká zneužívania, nedbanlivosti, podvodu.
Začnite audit z úvodného zhromaždenia. Vysvetlite:
- Tento vnútorný audit skontroluje a za aké normy / požiadavky
- Pripomína, ako bude v súlade s postupom kategorizovaný rizíkmi
- Kto bude zapojený do procesu a kedy
- Aké nástroje budú aplikovať audítori
- V akom časovom ráme bude potrebné doplniť a implementovať plán na nápravné a výstražné udalosti
- Diskutujte o žiadosti o dokumenty a údaje, ktoré môžu byť potrebné pri vykonávaní auditu.
Je užitočné objasniť, že nemáte žiadny cieľ nájsť vinných alebo nezrovnalostí, ale naopak, cieľom je zhromažďovať dôkazy, že systém funguje.
Pri vykonávaní auditu, napísať podrobne všetko vidieť a počuť.
Podľa výsledkov auditu je dôležité získať potvrdenie, že: \ t
- Proces je zdokumentovaný,
- Výkonnosť sa meria,
- Spoločnosť môže dokázať, že funguje v súlade s predpismi a pokynmi, \ t
- Zamestnanci chápu svoju úlohu.
Na záverečnom stretnutí ďakujem skontrolovaniu za ich pomoc počas interného auditu. Vysvetlite, že vnútorný audit je založený na vzorke a že ide o kúsok situácie v súčasnosti. Pripomenúť, že akékoľvek otázky sú vítané.
Uveďte všeobecné zhrnutie vašich záverov počas auditu. Je to príležitosť na zhrnutie vašich myšlienok a poskytnúť spätnú väzbu na tie oblasti, v ktorých systém funguje dobre. Táto rada pomôže zachrániť ľudí zo stereotypu, že audit je vyhľadávaním nezrovnalostí. Potom, čo môžete diskutovať a identifikovať problémy: Vypočujte si všetky pripomienky a otázky.
Po ukončení overovania tvoria správu o vnútornom audite. V tom čase dostanete plán nápravných aktivít zo zvukovej jednotky s uvedením zodpovedného a plánovaného dátumu implementácie. Zvážte a sledujte vykonanie.
Úspešne uplatňovali zásady vnútorného auditu, nekontrolujete nielen systém riadenia, ale tiež znižuje riziká.
Zdroj
Prečítajte si aj o najbežnejších chybách založených na výsledkoch výživového auditu.