Testit omasta - tärkein työkalu tuotannon hallintajärjestelmien arvioimiseksi. Sisäisen tarkastuksen tehokasta käyttöä varten on välttämätöntä järjestää tämä prosessi.
Tuomme huomionsa sisäiseen tarkastukseen elintarviketuotannossa.
Kehitämme asiakirjoja
Sisäinen tarkastus alkaa menettelyn kehittämisestä, joka sisältää ainakin:
- Sovellusalue
- Termit ja määritelmät
- Normatiiviset viitteet
- Tietoa vastuullisista henkilöistä
- Sisäinen tarkastusohjelma
- Sisäinen tarkastussuunnitelma
- Sisäisten tilintarkastajien arviointimenetelmä
- Tarkistuslista
- Raportin ja korjaavien tapahtumien raportin vaatimukset
- Tilintarkastustulosten vastaavuusmenettely
- Korjaavan toimintasuunnitelman täytäntöönpanon seuranta
Se on määrättävä menettelyssä tarkastuksen tiheys sekä syyt, jotka koskevat suunniteltuja sisäisiä tarkastuksia.
Me muodostamme joukkueita
Ajattele etukäteen, miten sisäiset tilintarkastajat arvioidaan.
Arvioidessaan on tarpeen harkita henkilökohtaisia ja ammatillisia ominaisuuksia ja sisäisen tarkastajan taitoja.
Organisaatioasiat
Sisäinen tarkastussuunnitelma laaditaan välittömästi ennen tilintarkastusta.
Suunnitelma sisältää yksityiskohtaisia tietoja siitä, kuka on tilintarkastusryhmässä, tehtävien jakaminen, aika tarkastaa jokainen yksikkö tai prosessi, jota sovelletaan tarkistamalla menetelmiä.
Jos tilintarkastus ilmoitetaan, ilmoita tilintarkastus ja suunnitelma tarkistetaan.
Mitä tulee pimeälle tilintarkastukselle, on järkevää, jos sisäisen valvontajärjestelmän tai riskienhallintajärjestelmän arviointi sisältyy tilintarkastajien tärkeimpiin toimivuuteen tai jos on suuria väärinkäytöksiä, huolimattomuutta, petoksia.
Aloita tarkastus johdantokokouksesta. Selittää:
- Että sisäinen tarkastus tarkistaa ja millaisia standardeja / vaatimuksia
- Muistuta, miten menettelyn mukaisesti luokitellaan riskeihin
- Kuka osallistuu prosessiin ja milloin
- Mitkä työkalut soveltavat tilintarkastajia
- Mihin aikaväleihin on tarpeen korvata ja panna täytäntöön korjaus- ja varoitustapahtumien suunnitelma
- Keskustele asiakirjojen ja tietojen pyynnöstä, joita voidaan tarvita tarkastuksen suorittamisessa.
On hyödyllistä selventää, ettei sinulla ole tavoitetta löytää syyllisiä tai epäjohdonmukaisuuksia, mutta päinvastoin tavoitteena on kerätä todisteita siitä, että järjestelmä toimii.
Kun suoritat tilintarkastusta, kirjoita yksityiskohtaisesti kaikki nähty ja kuuli.
Tarkastuksen tulosten mukaan on tärkeää saada vahvistus siitä, että:
- Prosessi on dokumentoitu,
- Yhtiön suorituskyky mitataan,
- Yhtiö voi todistaa, että se toimii asetusten ja ohjeiden mukaisesti,
- Henkilökunta ymmärtää roolinsa.
Lopullisessa kokouksessa kiittää tarkastusta apua sisäisen tarkastuksen aikana. Selitä, että sisäinen tarkastus perustuu näytteeseen ja että tämä on siivu tilanteesta tällä hetkellä. Muistuta, että kaikki kysymykset ovat tervetulleita.
Anna yleinen yhteenveto päätelmässäsi tilintarkastuksen aikana. Tämä on tilaisuus tiivistää ajatuksesi ja antaa palautetta niiltä alueilta, joissa järjestelmä toimii hyvin. Tämä neuvot auttavat pelastamaan ihmisiä stereotyypistä, että tilintarkastus on etsintä epäjohdonmukaisuuksia. Kun voit keskustella ja tunnistaa ongelmat: kuuntele kaikkia esitettyjä kommentteja ja kysymyksiä.
Kun tarkistus on päättynyt, muodosta sisäisen tarkastuksen raportti. Tuolloin saat säännöllisen yksikön korjaavia toimintoja koskevan suunnitelman, jossa on osoitus vastuussa ja suunnitellusta täytäntöönpanon päivämäärästä. Harkitse ja seurata suoritusta.
Sisäisen tarkastuksen periaatteiden soveltaminen onnistuneesti, et ainoastaan tarkista hallintajärjestelmää vaan myös vähentää riskejä.
Lähde
Lue myös yleisimpiä virheitä, jotka perustuvat ravitsemuksellisen tarkastuksen tuloksiin.