Test da soli - lo strumento più importante per valutare i sistemi di gestione nella produzione. Ma per l'uso effettivo dell'audit interno, è necessario organizzare con competenza questo processo.
Portiamo le tue istruzioni di attenzione per l'audit interno nella produzione alimentare.
Sviluppiamo la documentazione
L'audit interno inizia con lo sviluppo di una procedura che deve contenere almeno:
- Area di applicazione
- Termini e definizioni
- referenze normative
- Informazioni sulle persone responsabili
- Programma di audit interno.
- Piano di audit interno.
- Il metodo di valutazione dei revisori interni
- Controlla la lista
- Requisiti per il rapporto e il piano di eventi correttivi
- La procedura per la corrispondenza dei risultati di audit
- Monitoraggio dell'attuazione del piano d'azione correttivo
Deve essere prescritto nella procedura la frequenza di audit, nonché i motivi per gli audit interni non programmati.
Formiamo squadre
Pensa in anticipo come verrà valutato i revisori interni.
Quando si valuta, è necessario prendere in considerazione le qualità personali e professionali e le competenze del revisore interno.
Questioni organizzative
Il piano di audit interno è redatto immediatamente prima dell'audit.
Il piano contiene informazioni dettagliate su chi sarà nel Gruppo Audit, sulla divisione delle responsabilità, il tempo di controllare ogni unità o processo applicato con i metodi controllati.
Se l'audit è dichiarato, notifica all'audit e pianificare di essere controllato.
Per quanto riguarda l'audit non dichiarato, ha senso se la valutazione del sistema di controllo interno o del sistema di gestione dei rischi è incluso nella funzionalità principale dei revisori dei conti, o se ci sono elevati rischi di abuso, relazione negligenza, frodi.
Avviare un audit dall'assemblea introduttiva. Spiegare:
- Che l'audit interno controllerà e per quali norme / requisiti
- Ricorda come in conformità con la procedura saranno classificati con i rischi
- Chi sarà coinvolto nel processo e quando
- Quali strumenti applicheranno i revisori dei conti
- In quali fotogrammi sarà necessario inventare e implementare un piano per eventi correttivi e di avvertimento
- Discutere una richiesta di documenti e dati che potrebbero essere necessari durante la conduzione di un audit.
È utile chiarire che non hai obiettivo di trovare colpevole o incongruenze, ma al contrario, l'obiettivo è raccogliere prove che il sistema funziona.
Quando conducono un audit, scrivi in dettaglio tutto visto e sentito.
Secondo i risultati dell'audit, è importante ottenere conferma che:
- Il processo è documentato,
- La performance della società è misurata,
- La società può dimostrare che funziona in conformità con i regolamenti e le istruzioni,
- Lo staff comprende il loro ruolo.
All'incontro finale, ringrazia l'ispezionato per il loro aiuto durante un audit interno. Spiega che l'audit interno si basa sul campione e che questa è una fetta della situazione al momento. Ricorda che tutte le domande sono i benvenuti.
Dare un sommario generale delle tue conclusioni durante un audit. Questa è un'opportunità per riassumere i tuoi pensieri e dare un feedback su quelle aree in cui il sistema funziona bene. Questo consiglio ti aiuterà a salvare persone da stereotipo che l'audit è una ricerca di incongruenze. Dopo che è possibile discutere e identificare i problemi: ascoltare commenti fatti e domande.
Dopo che la verifica è completata, costituisce un rapporto di audit interno. Al momento, riceverai un piano di attività correttive dall'unità udibile con un'indicazione della data di attuazione responsabile e prevista. Considerare e tenere traccia dell'esecuzione.
Applicando con successo i principi dell'audit interno, non solo controlli il sistema di gestione, ma riduci anche i rischi.
Una fonte
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