Ispitivanja sami - najvažniji alat za procjenu sistema upravljanja u proizvodnji. Ali za efikasnu upotrebu interne revizije potrebno je kompetentno organizirati ovaj proces.
Donosimo upute za pažnju za internu reviziju u proizvodnji hrane.
Razvijamo dokumentaciju
Interna revizija započinje razvojem postupka koji mora sadržavati najmanje:
- Područje primjene
- Uvjeti i definicije
- Normativne reference
- Informacije o odgovornim osobama
- Program interne revizije
- Interni plan revizije
- Metoda procjene internih revizora
- Provjerite listu
- Zahtjevi za izveštaj i plan korektivnih događaja
- Postupak podudaranja rezultata revizije
- Praćenje implementacije korektivnog akcionog plana
Mora se propisati u postupku učestalost revizije, kao i razlozi za neplanirane interne revizije.
Formiramo timove
Zamislite unaprijed kako će se ocijeniti interni revizori.
Prilikom ocjenjivanja potrebno je razmotriti lične i profesionalne kvalitete i vještine internog revizora.
Organizaciona pitanja
Plan interne revizije sastavljen je odmah prije revizije.
Plan sadrži detaljne informacije o tome ko će biti u revizorskoj grupi, o razdvajanju odgovornosti, vrijeme za reviziju svake jedinice ili procesa koji se primjenjuju metodama provjere.
Ako je revizija proglašena, obavijestite reviziju i planirajte provjeriti.
Što se tiče neprijavljene revizije, ima smisla ako je procjena sustava interne kontrole ili sustava rizika uključena u glavnu funkcionalnost revizora ili ako postoje visoki rizici zloupotrebe, nepažnje, prijevara.
Započnite reviziju iz uvodne skupštine. Objasnite:
- Da će interna revizija provjeriti i za koje standarde / zahtjeve
- Podsjetite kako će u skladu s postupkom biti kategoriziran s rizicima
- Ko će biti uključen u proces i kada
- Koji će alati primijeniti revizore
- U kojim vremenskim okvirima bit će potrebno nadoknaditi i provoditi plan za korektivne i upozorenje
- Raspravite o zahtjevu za dokumente i podatke koji mogu biti potrebni prilikom provođenja revizije.
Korisno je razjasniti da nemate cilja da pronađete krivke ili nedosljednosti, ali naprotiv, cilj je prikupljanje dokaza da sistem funkcioniše.
Prilikom provođenja revizije zapišite detaljno sve viđene i čuje.
Prema rezultatima revizije važno je dobiti potvrdu da:
- Proces je dokumentovan,
- Izmjerene su performanse kompanije,
- Kompanija može dokazati da djeluje u skladu s propisima i uputstvima,
- Osoblje razumije njihovu ulogu.
Na konačnom sastanku hvala pregledu na njihovu pomoć tokom interne revizije. Objasnite da se interna revizija zasniva na uzorku i da je to namijenjena kriška situacije u ovom trenutku. Podsjetite da su sva pitanja dobrodošla.
Dajte opći sažetak vaših zaključaka tokom revizije. Ovo je prilika za sažeti vaše misli i dati povratne informacije o onim područjima u kojima sistem dobro funkcionira. Ovaj savjet pomoći će uštedjeti ljude od stereotipa koji je revizija potraga za nedosljednostima. Nakon što možete razgovarati i identificirati probleme: Poslušajte bilo kakve komentare i pitanja.
Nakon završetka provjere formirajte izvještaj o internoj reviziji. U to vrijeme dobit ćete plan korektivnih aktivnosti iz zvučne jedinice sa oznakom odgovornog i planiranog datuma implementacije. Razmotrite i pratite izvršenje.
Uspješno primjenjujući principe interne revizije, ne samo da provjeravate sustav upravljanja, već i smanjuju rizike.
Izvor
Pročitajte i o najčešćim greškama na osnovu rezultata prehrambene revizije.