Перевірки власними силами - найважливіший інструмент для оцінки систем менеджменту на виробництві. Але для ефективного використання внутрішнього аудиту потрібно грамотно організувати цей процес.
Пропонуємо вашій увазі інструкцію для проведення внутрішнього аудиту на харчовому виробництві.
розробляємо документацію
Внутрішній аудит починається з розробки процедури, яка повинна містити, як мінімум:
- Область застосування
- терміни та визначення
- нормативні посилання
- Інформацію про відповідальних осіб
- Програму внутрішнього аудиту
- План внутрішнього аудиту
- Метод оцінки внутрішніх аудиторів
- Чек лист
- Вимоги до звіту і плану коригувальних заходів
- Порядок узгодження результатів аудиту
- Моніторинг виконання плану коригувальних заходів
Обов'язково слід прописати в процедурі періодичність аудиту, а також підстави для позапланових внутрішніх аудитів.
формуємо команди
Заздалегідь подумайте, як буде проводитися оцінка внутрішніх аудиторів.
При оцінці необхідно враховувати індивідуальні і професійні якості і навички внутрішнього аудитора.
Організаційні питання
План внутрішнього аудиту складається безпосередньо перед аудитом.
План містить детальну інформацію про те, хто буде в групі з аудиту, про поділ обов'язків, часу для аудиту кожного підрозділу або процесу, застосовуваних методах перевірки.
Якщо аудит оголошений, повідомите, що перевіряється про обсяг аудиту та план його проведення.
Що стосується неоголошеного аудиту, то в ньому є сенс, якщо оцінка системи внутрішнього контролю або системи управління ризиками входить в основний функціонал аудиторів, або якщо високі ризики зловживань, недбалого ставлення, шахрайства.
Почніть аудит з проведення вступного зборів. Поясніть:
- Що внутрішній аудит перевірятиме і за якими стандартами / вимогам
- Нагадайте, як відповідно до процедури будуть категоризуються ризики
- Хто буде задіяний в процесі і коли
- Які інструменти будуть застосовувати аудитори
- В які терміни необхідно буде скласти і реалізувати план коригувальних та запобіжних заходів
- Обговоріть запит документів і даних, які можуть знадобитися при проведенні аудиту
Корисно уточнити, що у вас немає мети знайти винних або невідповідності, а навпаки, мета - зібрати дані про те, що система працює.
При проведенні аудиту детально записуйте все побачене і почуте.
За підсумками аудиту важливо отримати підтвердження того, що:
- процес документований,
- результати діяльності компанії вимірюються,
- компанія може довести, що працює відповідно до регламентів та інструкціями,
- персонал розуміє свою роль.
На заключному зборах подякуйте перевіряються за їх допомогу під час внутрішнього аудиту. Поясніть, що внутрішній аудит заснований на вибірці і що це зріз ситуації в даний момент. Нагадайте, що будь-які питання вітаються.
Дайте загальне резюме своїх висновків під час аудиту. Це можливість узагальнити свої думки і дати зворотний зв'язок по тим областям, в яких система працює добре. Ця рада допоможе позбавити людей від стереотипу, що аудит - це пошук невідповідностей. Після можна обговорити і виявлення проблеми: Послухайте будь-які висловлені зауваження та запитання.
Після завершення перевірки сформуйте звіт з внутрішнього аудиту. У встановлені терміни отримаєте від аудируемого підрозділу план коригувальних заходів із зазначенням відповідального і планованої дати виконання. Узгодьте і відстежуйте виконання.
Успішно застосувавши принципи проведення внутрішнього аудиту, ви не тільки перевірите роботу системи управління, а й знизите ризики.
джерело
Читайте також про найбільш распространних помилки за результатами аудиту харчового виробництва.